Généralement les ensembles amateurs visent un fonctionnement pérenne (choeurs ou orchestres constitués) ou périodique (stages annuels).
Une affiche pour un spectacle n'agit pas seulement pour la date donnée : un mélomane intéressé mais pas libre ce jour-là garde en mémoire l'existence de la formation et sera sensible à une annonce ultérieure.
Dans cette perspective, utiliser un style graphique stable et caractéristique tout au long de la vie de la formation musicale peut être utile.
Pour un spectacle donné, les affiches doivent être diffusées dans l'idéal au moins un ou deux week-ends auparavant. Diffuser les affiches trop longtemps à l'avance n'est pas forcément bon, mais peut être rattrapé par un deuxième affichage. Diffuser trop tard est irrattrapable...
Il n'est pas interdit de citer le nom de la personne ou de l'équipe qui dirige l'ensemble. Ce travail, qu'il soit bénévole ou placé dans le cadre professionnel éducatif, réclame du dévouement et de la patience, d'autant plus s'il faut traiter avec un graphiste publicitaire peu doué (il peut s'agir d'ailleurs d'une seule et même personne). Cependant les cas où quelqu'un fait plusieurs dizaines de kilomètres pour aller écouter un concert uniquement parce que c'est untel ou unetelle qui dirige sont rares.
Créditer les responsables doit donc être fait en caractères de taille assez modérée, lisibles seulement quand on est près de l'affiche.
Ce qui caractérise avant tout une formation musicale est le son qu'elle produit. Qui, c'est-à-dire quelle formation se produit, est l'information primordiale, à présenter en priorité -en plus gros- sur l'affiche.
La principale contrainte du public est de sacrifier une plage de son temps de loisir pour assister au spectacle. La date et l'heure du spectacle forment donc l'information à placer en numéro deux dans la hiérarchie des informations sur l'affiche.
Arrivé à ce point, on souhaite provoquer l'une des deux réactions suivantes chez le passant (ou spectateur de l'affiche) :
Informer du lieu du spectacle a une certaine importance, notamment en milieu rural où les distances sont grandes. La contrainte est cependant nettement moins importante que celle de l'agenda, donc cela doit être placé au milieu de la hiérarchie sur l'affiche.
Il est bon de dire de quel spectacle il s'agit : concert, cérémonie... Comme il est question ici d'ensembles musicaux, il sera de toute façon question de produire du son devant un public...
Cette information qui apporte peu de surprise peut se placer au milieu de la hiérarchie sur l'affiche.
Il est nécessaire de dire dans quelles conditions se déroule le concert. Faut-il réserver ? Y a-t-il différents parkings ? Souvent, l'entrée est libre dans la limite des places disponibles. Il peut y avoir une buvette ou un pot de l'amitié... Ces informations sont à placer en bas de la hiérarchie sur l'affiche : on les cherche quand on est définitivement intéressé par le spectacle proposé.
Créditer la direction peut intervenir à ce niveau de hiérarchie.
Donner adresses de courriel, de site web et QR codes peut être fait au niveau inférieur de hiérarchie.
Il est bon de mentionner (en petits caractères) sur l'affiche qui la produit (Imprimé par nos soins). Il est bon de placer la mention : Ne pas jeter sur la voie publique, parce que changer l'affiche en prospectus (surtout si elle est en ligne) peut être fait (techniquement par simple impression ou reproduction) éventuellement à l'insu des organisateurs du spectacle.